Eine persönliche Kopie deiner Arbeits-E-Mails kann sowohl vor als auch nach dem Verlassen des Arbeitsplatzes durchaus nützlich sein. Du kannst später darauf zurückgreifen, z.B. um Feedback zu dokumentieren, das du erhalten hast, oder um Projekte zu dokumentieren, an denen du gearbeitet hast – vielleicht für Proben für deinen nächsten Auftritt.

Es gibt eine Reihe von Methoden, mit denen du Sicherungskopien deiner Arbeits-E-Mails erstellen kannst. Wir werden einige Optionen für Outlook und Google Mail durchgehen, aber bevor wir beginnen, solltest du dies wissen: Dein Unternehmen ist Eigentümer deiner Arbeits-E-Mails!

Um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden, wende dich an deine IT-Abteilung oder deinen Vorgesetzten, bevor du deine E-Mails archivierst, damit du nicht am Ende eines unangenehmen Rechtsstreits stehst.

Wie kann ich meine Outlook-E-Mails sichern?

Alles in eine Outlook-.PST-Datei exportieren

Um alle deine E-Mails einschließlich deiner Unterordner zu sichern, verwende die Exportfunktion von Outlook. In den neuesten Versionen von Outlook findest du diese unter Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren > In eine Datei exportieren.

Deine Sicherung enthält deine E-Mails, deinen Kalender und deine Kontakte. Du kannst diese .PST-Datei dann auf einem anderen Computer öffnen – entweder in einer anderen Version von Outlook, in einem völlig anderen E-Mail-Programm oder in bestimmten Anwendungen von Drittanbietern.

Zieh deine E-Mails aus Outlook in einen Desktop-Ordner

Wenn du nicht dein gesamtes Archiv speichern möchtest, kannst du einzelne Nachrichten auswählen und sie in einen Ordner im Windows Explorer (oder Finder, wenn du auf einem Mac arbeitest) ziehen. Dies speichert die E-Mails als einzelne .MSG-Dateien mit dem Betreff als Dateinamen, komplett mit eventuellen Anhängen.

Du kannst diese Nachrichten in Outlook unter Windows erneut öffnen, aber nicht in einem anderen E-Mail-Client, da das .MSG-Format für Outlook proprietär ist. (Wenn du ein anderes Programm verwenden möchtest, um diese zu lesen, musst du dir MSG-Konverter- oder Viewer-Software ansehen). Wenn du auf deinem Mac Nachrichten in den Finder ziehst, werden sie als .EML-Dateien gespeichert, die du dann in anderen E-Mail-Clients öffnen kannst.

Verwende den Befehl „Speichern unter“ in Outlook

Um einzelne E-Mails in Outlook zu speichern, kannst du mit dem Befehl Datei > Speichern unter Nachrichten in universelleren Formaten wie Text, RTF und HTML speichern. Leider musst du alle Anhänge auch einzeln speichern, und dies ist nur ideal, wenn du nur wenige Nachrichten gleichzeitig speichern möchtest.

Wie kann ich meine Gmail-E-Mails sichern?

Google Takeout verwenden

Dies ist die einfachste Option für Gmail. Du kannst deine gesamten Google-Daten, einschließlich E-Mails, herunterladen und exportieren, um sie für die Zukunft oder zur Verwendung mit einem anderen Dienst zu verwenden. Geh zu Google Takeout und wähle den/die Google-Dienst(e) aus, den/die du in dein Archiv aufnehmen möchtest. Du wählst auch eine Zustellmethode (z. B. Hinzufügen deines Archivs zu deiner Dropbox oder E-Mail-Versand einer herunterladbaren Datei) und die Exportfrequenz (einmalig oder alle paar Monate für ein Jahr).

E-Mails werden als .MBOX-Dateien gespeichert. Und wir haben eine Erklärung, wie du diese nach dem Herunterladen deiner großen Daten ansehen kannst.

Verwende einen Desktop-E-Mail-Client

Du kannst auch versuchen, einen E-Mail-Client wie Outlook oder Thunderbird zu verwenden, um deine E-Mails entweder über POP herunterzuladen oder einfach über IMAP darauf zuzugreifen. Dann kannst du die E-Mails aus der Anwendung heraus speichern. (Mit Thunderbird kannst du auch einfach alle E-Mails markieren, mit der rechten Maustaste darauf klicken und „Speichern unter“ wählen, um sie alle als .EML-Dateien zu speichern).

Andere, umständlichere Optionen zum Sichern deiner E-Mails

Zu den weiteren Optionen für den Export deiner E-Mails sowohl aus Google Mail als auch aus Outlook (oder anderen Programmen) gehören der Ausdruck deine E-Mails als PDF-Dateien und die Weiterleitung an deine persönliche E-Mail-Adresse.  Diese Ansätze haben auch einige Nachteile!

Wenn du mehrere E-Mails in PDF-Dateien drucken möchtest, musst du wahrscheinlich jede einzelne in Outlook bearbeiten. Die PDFs werden auch keine Dateianhänge enthalten, so dass du diese separat speichern musst. Dennoch ist dies eine solide Lösung, wenn du nur einige wenige E-Mails hast, die du sichern möchtest.

Wenn du Google Mail verwendest, gibt es eine Reihe von Chrome-Erweiterungen (wie z. B. die treffend als „Save Emails to PDF“ bezeichnete Erweiterung), mit denen du deine Nachrichten als PDFs exportieren, herunterladen oder drucken kannst, einschließlich mehrerer E-Mails gleichzeitig.

Die Weiterleitung von E-Mails an deine persönliche Adresse ist eine weitere Idee. Dazu kannst du sowohl in Google Mail als auch in Outlook Filter einrichten. Allerdings wirst du nur E-Mails weiterleiten, die du erhältst, nachdem du die Weiterleitung eingerichtet hast. Du musst also immer noch eine der früheren Lösungen verwenden, um ältere Nachrichten zu speichern (es sei denn, du möchtest sie alle manuell weiterleiten).

Weißt du noch von einer weiteren Möglichkeit, wie du deine E-Mails speichern kannst? Schreibe es uns doch deinen Hack in die Kommentare.